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元NWエンジニアが語るブログ

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説明するときのコツ

 最近の長雨で気分が落ち込んでいませんか?インフルエンザも流行っていて学級閉鎖になっている中学校もあるみたいですので、風邪にも気を付けてくださいね。

 さて、今回は人に説明するときのコツです。先日、人にものを教える機会がありました。そこで、感じたことやこうすればよかったことなどを踏まえて、自分なりにコツとなるものを纏めてみましたのでご覧ください。

  1. 図を用いて説明する
  2. 説明する相手のレベル感を知る
  3. 最後に「質問はないですか?」ではダメ!

1.図を用いて説明する

 すべて文字だけで構成された資料を見て"すぐに"理解する人はいません。人の脳は目で見たものを画像で把握する様にできています。文字で書かれた資料を見た際の脳の動きは、「文字の形を把握」→「文字の繋がりを把握」→「文字の意味を理解」というように段階を踏まなければ書かれていることが理解できません。しかし、図や画像と見た場合は、「画像を把握」→「画像の意味を把握」と理解するまでの過程が少なく文字だけで構成された資料より、理解するスピードが速まります。なので、何かを説明する際は、図を用いて説明すると伝達率が上がります。

2.説明する相手のレベル感を知る

 同じ説明でも難しいと感じる人もいれば優しいと感じる人もいます。なので、その人に合った説明の仕方をすると、理解してくれる確率は上がるでしょう。

 1対1で説明する場合は、レベル感を測るのも説明レベルを合わせるのも容易ですが、1対多の場合では、どのレベルで説明すればよいのかわかりません。自分の場合は、全体のレベルの55%で話すように心掛けています。

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 これは自分の主観ですが、少しレベルが高い説明をすることで、人は真剣に聞くような気がするからです。

 プレゼンをする際は、できるだけすべての人に対して楽しんで頂きたいと思うものです。そこで、自分が資料を作る際に気を配っていることは、難しい事柄については、あえてキーワードのみを記載するということです。キーワードのみを記載することで、80%のレベル感の方が質問をしてそれにこたえることで満足してもらうという事を狙っています。

3.最後に「質問はないですか?」はダメ!

 よくあることですが、プレゼンの最後に「質問はないですか?」と聞きます。しかし、投げかけられた側は質問をしなければ!とプレッシャーに感じてしまいます。それでは、なかなか質問しにくいものです。

 そこで私は、「気になる所はないですか?」と投げかけます。こうすることで、ある程度緊張感やプレッシャーを感じることが少なく、質問していただけることが多くなります。

まとめ

 誰かに何かを説明する場面が意外とあります。そんな時に、この3点を思い出してくれたら幸いです。また、説明するときこんなことに気を付けているよという方がいましたら、教えてほしいです。

 

以上、chocoでした(^^)